Spécialiste, SIRH et paie | HRIS and Payroll Specialist

7 avril 2021
Industries Droit
Catégories Comptabilité, Finance, RH, Formation, SIRH, ATS, Développement organisationnel, Paie, Paie
Montreal, QC

Raison d’être du poste : Le/la Spécialiste, Système d’Informations Ressources Humaines (SIRH) et de la paie sera responsable du SIRH pour le bureau de Montréal et supportera la paie des bureaux de Montréal, Calgary et Vancouver.

Le/la spécialiste, SIRH et paie joue un rôle clé dans le développement, la mise en place et l’entretien du SIRH associé à la collecte, à la récupération, à l’accessibilité et à l’utilisation de l’information des employés pour la planification et les activités du service des RH. La personne sera responsable d’une variété de fonctions administratives quotidiennes du système qui assurent l’intégrité des données et le traitement des données RH pour le bureau de Montréal. Elle gère les problèmes et les situations non routinières en déterminant l’approche ou les mesures à prendre et en interprétant les lignes directrices, les procédures, les politiques et les pratiques.

Elle sera responsable de l’intégrité des données et identifiera les domaines d’opportunité afin d’améliorer les processus existants, la fonctionnalité et le flux de travail afin d’assurer un SIRH optimal. Elle cartographiera et maximisera les capacités technologiques globales pour réduire les processus manuels afin d’améliorer la gestion et l’efficacité des données.

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la Gestionnaire, ressources humaines du bureau de Montréal.

Responsabilités clés :

SIRH

  • Confirme l’exactitude et l’intégrité de toutes les données saisies, maintient les données dans la base de données SIRH (UKG) et s’assure que l’information est disponible en temps opportun;
  • Effectue des mises à jour de données de groupe, des exportations, des importations, des nettoyages et des recherches/rapports sur les écarts de données;
  • Fournit des rapports quotidiens/hebdomadaires/mensuels de routine et répond aux demandes de données ad hoc;
  • Effectue une analyse des données RH telles que la rémunération, la classification, l’emploi, les relations avec les employés et/ou les données sur les avantages sociaux, selon les directives.
  • Prépare des rapports, des graphiques et des statistiques à l’appui des opérations en matière de ressources humaines;
  • Crée, génère et maintien des rapports efficaces sur les RH, y compris le roulement, l’effectif, le recrutement, les organigrammes et d’autres indicateurs clés pour accroître l’efficacité organisationnelle;
  • Collabore aux tableaux de bord des mesures RH;
  • Répond aux questions administratives techniques et assure le suivi nécessaire;
  • Supporte les usagers dans l’utilisation du SIRH;
  • Prépare ou modifie des manuels, guides, aide-mémoire et spécifications techniques qui exige l’application de connaissances spécialisées de la fonction assignée;
  • S’assure que les modules actuels sont utilisés et optimisés au maximum;
  • Recommande des changements aux processus locaux actuels afin d’assurer une utilisation plus efficace du SIRH et prend l’initiative de les mettre en place;
  • Effectue les tests dans la base de données test lors de mise à jour du fournisseur et s’assure de la transition vers la production;
  • Agit à titre d’administrateur du système;
  • Offre des formations et documente les processus associés au système, le cas échéant;
  • Participe à des projets spéciaux.

Paie

  • Prépare les fichiers d’imports relatifs à la paie/temps et présence et traite les données de base dans le SIRH;
  • Coordonne et traite la paie en temps opportun et de manière précise lors de l’absence du/de la Technicien(ne), paie et avantages sociaux;
  • Vérifie les données de paie à chaque période de paie et paie spéciale;
  • Responsable de s’assurer que les employés et les gestionnaires suivent le processus interne pour entrer un congé (congé de maladie, vacances, etc.);
  • En collaboration avec le/la Technicien(ne), paie et avantages sociaux; administre le système, y compris la maintenance et les configurations;
  • Spécialiste du module temps et présence du SIRH;
  • Responsable des activités et processus de congés (PTO) de début d’année.

Formation et expérience exigées :

  • Connaissance des Systèmes d’Informations Ressources Humaines (SIRH);
  • Connaissance de la paie (Québec et Canada) et de validation des données de la paie;
  • Capacité à faire preuve d’une attention particulière aux détails et sens de l’initiative;
  • Connaissance des concepts de base de maintenance de base de données;
  • Compétence dans l’exécution de saisie de données précises;
  • Connaissance en rémunération telle que l’exercice d’évaluation des postes;
  • Compétence dans la communication verbale et écrite;
  • Compétence dans la résolution de problèmes et la prise de décision;
  • Axé sur le service à la clientèle;
  • Grande autonomie et esprit d’équipe;
  • Rigueur;
  • Esprit d’analyse.

Qualifications :

  • Bilinguisme, français et anglais (parlé et écrit);
  • Diplôme d’associé dans le domaine connexe;
  • Deux (2) à trois (3) années d’expérience en ressources humaines, sur un SIRH et en paie;
  • Certification de l’Association canadienne de la paie (un atout);
  • Solides compétences techniques, y compris Excel;
  • Expérience de mise en œuvre de projet SIRH démontrée;
  • Communication écrite et verbale forte.

Salaire et avantages sociaux:

  • Salaire selon expérience;
  • Révision salariale annuelle concurrentielle;
  • Gamme complète d'avantages sociaux;
  • Bureau situé au centre-ville de Montréal près des transports en commun.

English

Job description: The Human Resources Information System (HRIS) and Payroll Specialist will be responsible for the HRIS for the Montréal office and will support the payroll for the Montréal, Calgary, and Vancouver offices.

The HRIS and Payroll Specialist plays a key role in the development, implementation, and maintenance of the HRIS associated with the collection, retrieval, accessibility and use of employee information for the HR department planning and operations. The incumbent will be responsible for a variety of day-to-day system administrative functions that ensure data integrity and HR data processing for the Montréal office. The individual will manage non-routine issues and situations by determining the approach or action to be taken and interpreting guidelines, procedures, policies, and practices.

The incumbent will be responsible for data integrity and identify areas of opportunity to improve existing processes, functionality, and workflow to ensure an optimal HRIS. The incumbent will map and maximize overall technology capabilities to reduce manual processes to improve data management and efficiency.

Immediate report: This position reports to the Manager, Human Resources in the Montréal office

Key responsibilities:

HRIS

  • Confirms the accuracy and integrity of all data entered, maintains data in the HRIS database (UKG) and ensures that the information is available in a timely manner.
  • Performs group data updates, exports, imports, cleanses, and searches/reports on data gaps
  • Provides routine daily/weekly/monthly reports and responds to ad hoc data requests.
  • Performs data analysis on HR data such as compensation, classification, employment, employee relations and/or benefits data as requested
  • Prepares reports, charts, and statistics to support HR operations
  • Creates, generates, and maintains effective HR reports including turnover, headcount, recruitment, organizational charts, and other key indicators to increase organizational effectiveness
  • Collaborates on HR metrics dashboards
  • Responds to technical administrative questions and follow-ups as needed
  • Supports users in the use of the HRIS
  • Prepares or directs manuals, guides, job aids and technical specifications that require the application of specialized knowledge of the assigned function
  • Ensures that current modules are utilized and optimized to the maximum extent possible
  • Recommends changes to current local processes to ensure more efficient use of the system and takes the lead in implementing these changes
  • Performs testing in the test database during vendor upgrades and ensures transition to production
  • Act as the system administrator
  • Provides training and documents processes associated with the system as required
  • Participates in special projects

Payroll

  • Prepares payroll/time and attendance import files and processes master data in HRIS
  • Coordinates and processes payroll in a timely and accurate manner during the absence of the Payroll and Benefits Technician
  • Verifies payroll data for every pay period and special pay days
  • Responsible for ensuring that employees and managers follow the internal process for entering leave (sick leave, vacation, etc.)
  • In collaboration with the Payroll and Benefits Technician; administers the system including configuration, maintenance, and setups
  • Is the specialist of the time and attendance module
  • Responsible for the activities and processes for leaves (PTO) taking place at the beginning of the year

Education, qualifications and experience requirements:

  • Knowledge of human resources information systems (HRIS)
  • Knowledge of payroll (Québec and Canada) and validation of payroll data
  • Attention to detail and sense of initiative
  • Knowledge of basic database maintenance concepts
  • Skills in performing accurate data entry
  • Knowledge of compensation such as the job evaluation exercise
  • Strong verbal and written communication skills
  • Problem solving and decision-making skills
  • Customer service oriented
  • Highly autonomous and a team player
  • Rigor
  • Analytical skills

Qualifications:

  • Bilingual, French and English (spoken and written)
  • Associate’s degree in related field
  • 2-3 years of experience using an HRIS system and experience in payroll
  • Canadian Payroll Association certification (an asset)
  • Strong technical skills, including Excel
  • Demonstrated HRIS project implementation experience
  • Strong written and verbal communication

Salary and benefits:

  • Enticing salary based on experience
  • Competitive annual salary revision
  • Full range of benefits
  • Office located in downtown Montréal, near public transportation

Postuler maintenant !

Réseau d'emplois Jobs.ca

#