Chargé(e) de l'administration, comptabilité et RH

Titre du poste : Chargé(e) de l’administration, comptabilité et RH

Domaine d’activité : Architecture/ Design d’intérieur

Type d’emploi : Poste permanent - 5 jours/semaine

Salaire et avantages : Concurrentiel

À PROPOS

Nous sommes une firme de design d'intérieur située dans le vieux Montréal spécialisée en design corporatif et récipiendaire de prestigieux prix de design. Notre équipe d’architectes en design d’intérieur (10 personnes) est dynamique, collégiale et est constituée de personnes de toutes générations qui sont passionnées par leur travail.

Nous nous spécialisons dans la création d’environnements d’affaires innovateurs et nous nous adaptons aux besoins et aux exigences de notre clientèle. Nos mandats de petites ou de grandes envergures concernent aussi bien des entreprises locales qu’internationales.

Nos clients sont issus de secteurs d’activité variés : Haute technologie, médias, développement de logiciels, services financiers et communications pour ne citer que ceux-ci.

Pour finir, notre taille ‘’boutique’’ permet à nos clients de bénéficier à la fois de l’apport exceptionnel des membres de l’équipe et de l’implication directe de la présidente, qui compte plus de trente années d’expérience dans l’industrie.

CE QUE NOUS OFFRONS

Un superbe environnement de travail dynamique et stimulant où règne un esprit de collaboration et de jovialité et qui valorise la diversité au sein de l’équipe. Nous offrons une rémunération concurrentielle et une gamme d’avantages sociaux qui favorise la conciliation travail-famille.

A PROPOS DU POSTE

Relevant de la présidente, la (le) chargé(e) de l’administration a pour responsabilité de contribuer à l’ensemble des opérations reliées à la direction générale. Elle contribue activement à l’atteinte des objectifs de l’organisation et au développement de liens durables avec ses clients.

Véritable membre de l’équipe, cette personne aura le goût pour le service clientèle, sera efficace, responsable, organisée et flexible en plus de démontrer un savoir-faire et un savoir-être supérieurs.

Elle se distinguera principalement par son dynamisme, sa capacité d’adaptation et son envie de travailler dans une petite structure où règne la bonne humeur. Elle sera considérée comme la personne de référence pour l’équipe, les fournisseurs et les partenaires.

Tout en priorisant les tâches administratives, la candidate idéale sera appréciée pour l’assistance qu’elle pourra offrir à l’équipe en préparant notamment des budgets sur Excel ou des documents Word. Elle aura également le mandat d’organiser les rencontres et travailler en lien avec nos comptables externe.

RESPONSABILITÉS

 ADMINISTRATION

•  Préparer les rencontres de la présidente.
• Rédiger et suivre les offres de services.
• Préparer les appels d’offre (en français et en anglais).
• Préparer le matériel pour les concours et les publications.
• Veiller aux commandes et à la réception de fournitures de bureau.
• Rédiger les comptes rendus des réunions.
• S’assurer que les mandats de projet soient respectés avec les chargées de projet (rencontres bi- hebdomadaire).

• Assurer l’accueil d’invités et préparer les rencontres.
• Gérer le classement et l’archivage des documents imprimés et numériques selon les procédures établies.
• Entretenir un excellent rapport entre les collaborateurs et assurer un service à la clientèle chaleureux et bienveillant avec les clients, partenaires et fournisseurs.
• Soutenir la direction dans toutes autres tâches connexes.

COMPTABILITÉ

•  Établir et suivre les rapports de dépenses de la présidente et des employés
• Suivre les factures à recevoir et les impayés.
• Coordonner la paie en collaboration avec la comptable (envoyer sur Excel, heures travaillées + jours de vacances/congés).
• Procéder au paiement des fournisseurs et des consultants sur RBC Express.
• Entrer les données comptables dans QuickBooks.
• Faire la conciliation bancaire.
• Faire la conciliation des cartes de crédit.
• Envoyer le backup comptable pour le calcul des TPS/TVQ et des acomptes provisionnels.

RH

•  Rédiger et mettre à jour les contrats des employés.
• Entrer les heures travaillées, congés de maladie, vacances avant chaque période de paie.
• Coordonner les informations pour les assurances collectives.

QUALIFICATIONS REQUISES

• DEC en bureautique ou dans un autre domaine pertinent. A défaut du diplôme, une expérience équivalente pourra être considérée.
• Cinq (5) années d’expérience pertinentes dans un rôle administratif.
• Parfaitement bilingue français/anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtrise supérieure de MS Office et en particulier Excel.
• Excellentes habiletés pour la communication écrite et orale.
• Bonne connaissance de QuickBooks.
• Expérience en tenue de livre.
• Notions de Contrôleur (un atout).

SAVOIR-ËTRE

• Souci du service à la clientèle, approche client-fournisseur aiguisée.
• Méthode et sens de l’organisation développés.
• Excellente gestion du temps et des priorités, bon jugement et sens des responsabilités.
• Dynamisme, rapidité d’esprit et capacité à travailler en équipe.
• Sens de l’initiative et créativité.
• Autonomie, respect des échéanciers et des priorités.
• Rigueur et souci du détail, débrouillardise et faire preuve de flexibilité.
• Discrétion, intégrité.
• Etre capable de travailler sous un rythme soutenu, sur plusieurs projets à la fois.

CONDITIONS D’EMPLOI

•  Poste permanent - 5 jours/semaine.
• Salaire compétitif.
• Équipe passionnée, dynamique et créative.
• Ambiance de travail chaleureuse et collaborative.
• Lieu de travail à proximité des transports en commun (métro Square Victoria).