Agent principal, agente principale aux droits de scolarité

29 novembre 2021
Industries Éducation, Formation
Catégories Comptabilité, Finance, Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Commis de bureau, Secrétaire, Technicien(ne) en bureautique, Responsable de bureau, Facturation, Commis comptable, Technicien comptable, Tenue de livres, Impôt, Rédaction, Correction, Traduction
Montreal, QC

Emploi temporaire, temps plein - Taux horaire de 28,02 $ à 39,21$

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, débourses, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

 

Rôle et responsabilités

L'agent principal ou l'agente principale aux droits de scolarité effectue un ensemble de travaux à caractère comptable et informatique reliés à la gestion des droits de scolarité, de la perception des mauvaises créances, à l'émission des reçus d'impôt et aux travaux de fin d'année financière. De plus, cette personne participe aux travaux de mise à jour, de développement et d'amélioration des systèmes informatisés de gestion académique.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

  • Procède à l'émission des factures des étudiants pour les droits de scolarité, pour les programmes autofinancés et autres organismes.
  • Saisit et met à jour les données de la fiche financière des étudiants et prépare les écritures comptables appropriées.
  • Émet annuellement les reçus d'impôt pour les étudiants réguliers de HEC et ceux de l'École des dirigeants de HEC.
  • Effectue les tests requis pour :
  • La validation trimestrielle du calcul des droits de scolarité pour les factures étudiantes afin de s'assurer de l'exactitude des données
  • L'émission des reçus d'impôt des droits de scolarité et autres, selon les exigences de Revenu Canada et du Ministère du Revenu du Québec.
  • Rédige et publie les messages à la communauté étudiante concernant leur dossier financier.
  • Analyse et vérifie les rapports comptables relatifs aux comptes du grand livre. Identifie et corrige les écarts de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels
  • Effectue le traitement relatif à l'exonération des droits de scolarité.
  • Vérifie le solde des caisses du Registrariat; s'assure d'obtenir la totalité des reçus de paiement par carte bancaire.
  • Effectue le suivi des paiements pour la Résidence étudiante et, au besoin, transfert les paiements par écriture comptable.
  • Maintient à jour l'information financière relative à la Résidence étudiante.
  • Effectue les suivis pour les fonds de dépannage et les fonds d'aide.
  • Effectue le suivi des comptes en souffrance : communique avec les étudiants concernés afin de convenir des modalités de règlement, tient un registre des communications échangées et des ententes de paiement, assure le suivi de ces dernières, etc.
  • Analyse les comptes en souffrance et transmet les dossiers à l'agence de recouvrement.
  • Vérifie les transactions de remboursement des frais de scolarité effectuées par le Registrariat. S'assure d'obtenir les pièces justificatives nécessaires pour l'émission des chèques de remboursement aux étudiants.
  • Dans le respect des procédures et des règles établies, traite les demandes de remboursement relatives aux services dispensés par l'Université de Montréal aux étudiants.
  • Effectue le suivi des chèques de paiement sans provision retournés par les institutions bancaires, des chèques de remboursement retournés ou non encaissés après six mois, etc.
  • Dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montréal, prépare quotidiennement certains dépôts pour la banque. À cet effet, effectue les entrées de journal relatives aux lots de dépôts à l'aide du système de gestion intégré, produit et vérifie les rapports appropriés.
  • S'assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d'intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.
  • Documente et met à jour les politiques, les procédures, les graphiques d'acheminement et les méthodes de travail de sa section.
  • Confirme aux étudiants les informations relatives à leur dossier dans le respect de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
  • Décèle, note et étudie les problèmes de fonctionnement du système et des rapports informatiques et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s'imposent.
  • Effectue les tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégrée relative à son champ d'activité et documente les tests effectués dans le système PeopleSoft.
  • Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l'efficacité de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d'études collégiales en techniques administratives, option finance, jumelé à un certificat universitaire en administration, ou, toute autre combinaison de scolarité et d'expérience jugée équivalente
  • Minimum de six années d'expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance des notions comptables
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant
  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Connaissance de l'utilisation d'un système de gestion intégré
  • Aptitude pour la coordination et le travail d'équipe
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), les communications orales et écrites et pour vulgariser le langage technique
  • Intérêt marqué pour l'apprentissage et l'utilisation des nouvelles technologies
  • Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
  • Respect des règles d'éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance du milieu universitaire (atout)

Rémunération

  • Taux horaire de 28,02 $ à 39,21$
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