Agent, agente d'administration - Service du budget

20 juillet 2021
Industries Éducation, Formation
Catégories Comptabilité, Finance, Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Commis comptable
Montreal, QC

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion. 

La Direction des finances coordonne les activités de certains services administratifs. Elle est constituée de trois principaux secteurs: service de l'approvisionnement, services comptables et de la trésorerie et service du budget.

Rôle et responsabilités

L'agent ou l'agente d'administration (gestion budgétaire) assure le traitement des budgets de fonctionnement et d'investissement de HEC Montréal.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

  • À l'aide du système de gestion intégré, procède à la saisie, à la vérification et à la mise à jour des données budgétaires, à l'ouverture, à la fermeture et à la prolongation des comptes budgétaires requis, aux transferts des sommes appropriées, etc., dans le respect des règles établies, de concert avec les services et directions concernées.
  • S'assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d'intégration établis, ainsi que les mécanismes de contrôle budgétaire en place; veille à la conformité et à la qualité des données.
  • Effectue la conciliation de données budgétaires, identifie les écarts et corrige les anomalies relevant de sa compétence.
    • Compare et vérifie les données, identifie les écarts, assure le lien avec les interlocuteurs appropriés (notamment le Service de la comptabilité et de la trésorerie, la Direction des Ressources humaines et la Direction de la recherche et du transfert) et apporte les corrections requises relevant de sa compétence.
    • Gère et analyse les rapports d'anomalies budgétaires, les achemine vers les analystes budgétaires concernés et s'assure du traitement dans les délais prévus.
    • Transmets les anomalies nécessitant une attention particulière aux membres concernés de son équipe.
  • Procède à l'ouverture, à la fermeture, à la prolongation des comptes ainsi qu'aux transferts des sommes requises.
  • Effectue la mise à jour des données budgétaires.
  • Effectue différentes analyses statistiques et de données nécessaire à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.
  • Répond aux demandes de renseignements relatives au suivi budgétaire et peut ainsi être appelée à poser un diagnostic du portrait financier du demandeur (ex. : fonds disponibles).
  • Agit comme personne-ressources auprès des utilisateurs des outils et systèmes de suivi budgétaire
    • Aide les utilisateurs à préciser leurs besoins et explique les procédures à suivre.
  • Offre un soutien de première ligne aux utilisateurs éprouvant des difficultés lors de la consultation des outils de suivi budgétaire;
  • De concert avec la Direction des ressources humaines, soutient les demandeurs lors de la préparation des demandes d'autorisation d'engagement et des demandes de paiement pour traitement.
  • Collabore au traitement de la paie.
  • Collabore à la rédaction du budget du service.
  • À l'aide des outils informatiques appropriés, assiste à la préparation des documents échangés par les différents intervenants lors des rondes budgétaires.
    • Prépare et tient à jour le calendrier du processus budgétaire.
  • À la demande de son supérieur immédiat, effectue des tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégré.
    • Documente les tests effectués.
    • Décèle, note et communique les problèmes de fonctionnement du système et des rapports informatiques.
  • Veille à l'organisation matérielle et logistique des rencontres budgétaires et autres réunions : conciliation des disponibilités, convocations, préparation matérielle, distribution et réception des documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées dans les délais fixés, etc.
  • Reçoit les formulaires d'ouverture, de fermeture et de modifications d'attribution de budgets et les classe pour traitement par les analystes. Fait également une revue fréquente de ces formulaires pour s'assurer que le suivi a été effectué.
  • Assure le suivi des boîtes de courriel du service du budget et s'assure d'un traitement de réponses dans les délais impartis
  • À l'aide des logiciels appropriés, prépare la correspondance, les textes, les notes et les tableaux pour son secteur de travail et corrige les textes ainsi produits.
  • Assure l'inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail. De plus, remplit divers formulaires internes de HEC Montréal et en assure le suivi.
  • Met à jour le module de gestion des absences de l'ensemble des membres du Service du budget.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.
  • Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l'efficacité de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d'études collégiales en techniques de comptabilité ou dans toute autre discipline jugée pertinente
  • Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant, notamment les fonctions avancées d'Excel
  • Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
  • Rigueur, minutie et précision; souci du détail
  • Esprit d'analyse et de synthèse
  • Capacité de travailler en équipe et aptitude à travailler pour plusieurs personnes
  • Capacité de travailler sous pression et avec un minimum de supervision
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
  • Intérêt marqué pour l'apprentissage des nouvelles technologies
  • Respect des règles d'éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance de l'utilisation d'un système de gestion intégré (ex. : Peoplesoft) (atout)

Avantages

  • Échelle salariale de 44 261$ à 61 905$ selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d'assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées
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